Nú þegar kjörtímabilið er rúmlega hálfnað, finnst mér við hæfi að staldra við og líta yfir farinn veg, ásamt því að horfa til framtíðar. Í þessum áramótapistli langar mig að fara yfir nokkur atriði sem tengjast vinnu í skipulags- og umferðarnefnd Rangárþings ytra eins og þau blasa við mér.
Hlutverk og erindi
Skipulags- og umferðarnefnd Rangárþings ytra gegnir mikilvægu hlutverki við stefnumótun og framkvæmd í skipulags- og umferðarmálum sveitarfélagsins. Nefndin hefur það að meginhlutverki að tryggja faglega og lögbundna málsmeðferð í öllum málum sem varða skipulag, framkvæmdir og umferðaröryggi ásamt því að stuðla að heildstæðri þróun samfélagsins í takt við þarfir íbúa og atvinnulífs. Nefndin starfar samkvæmt gildandi lögum, reglugerðum og stefnumótun sveitarfélagsins og leggur ríka áherslu á gagnsæi í ákvörðunum og fagleg vinnubrögð.
Hlutverk nefndarinnar er afmarkað í erindisbréfi með þessum orðum;
- að fara með verkefni samkvæmt skipulagslögum og reglugerðum og samþykktum sveitarstjórnar og fylgjast með að ákvæði þeirra séu haldin.
- að hafa forgöngu um gerð skipulagstillagna og fjalla um þær tillögur og athugasemdir sem nefndinni berast.
- að gera tillögur til sveitarstjórnar um gjaldtöku vegna gjaldskyldrar starfsemi sem heyrir undir verksvið nefndarinnar.
- að fjalla um umsóknir sem tengjast veitingu framkvæmdaleyfa.
- að hafa umsjón með samkeppnum um skipulag, skipun dómnefnda og úrvinnslu á tillögum.
- að fara með verkefni umferðarnefndar samkvæmt umferðarlögum og vinna að bættu skipulagi umferðarmála.
- að leggja mat á þá þjónustu sem veitt er á vegum sveitarfélagsins í skipulagsmálum með tölulegum upplýsingum og könnunum á meðal íbúa. Einnig að fjalla um þær kvartanir sem berast vegna þjónustunnar.
- að fara yfir tillögur forstöðumanna að fjárhagsáætlun hvers árs hvað varðar þá liði sem falla undir verksvið nefndarinnar og gæta þess í ákvörðunum sínum að halda áætlanir þegar að framkvæmdum kemur.
- að vinna að öðrum þeim verkefnum sem sveitarstjórn felur nefndinni á hverjum tíma.
Eins og sjá má hér að ofan er nefndinni falið mikilvægt hlutverkt og er því mikilvægt að þau verkfæri og aðstæður sem nendarmenn fái, sé fullnægjandi. Nefndin fjallar, eðli máls samkvæmt, helst um skipulags- og umferðarmál, en einnig koma inn á borð nefndarinnar tengd mál s.s.; byggingarmál sem ekki eiga sér stoð í skipulagsskilmálum, umsagnir um ýmis mál sem tengjast málaflokknum sem og framkvæmdaleyfisumsóknir. Mest áberandi í störfum nefndarinnar eru þó lóða- og landskiptamál ásamt deiliskipulagsmálum, orkumál hafa einnig verið mjög áberandi á liðnum misserum eins og flestir hafa orðið varir við. Í samstarfi við starfsfólk sveitarfélagsins, sérstaklega skipulags- og byggingarfulltrúa, hefur nefndin reynt að tryggja faglega afgreiðslu mála í samræmi við lög og reglugerðir.
Mikill málafjöldi
Mér telst til að nefndin hafi tekið inn á fundi sína um 750 mál á þessu kjörtímabili á 34 fundum. Fundir nefndarinnar eru einu sinni í mánuði samkvæmt fundaskipulagi og eru að meðaltali um 22 mál tekin fyrir á hverjum fundi, flest hafa málin verið 45 á einum fundi! Sá fundur varði í 180 mínútur og fóru því um 4 mínútur í hvert mál að meðaltali. Það er vissulega hægt að vera fljótur að afgreiða mál ef undirbúningurinn fyrir fundinn er vandaður, en sum mál krefjast einfaldlega meiri yfirlegu svo að hægt sé að tryggja vandaða afgreiðslu mála.
Áskoranir og verkefni
Að starfa í Skipulags- og umferðarnefnd Rangárþings ytra geta fylgt fjölmargar áskoranir sem krefjast oft þekkingar, reynslu og yfirvegunar. Skipulagsmál geta verið flókin og snerta hagsmuni margra oft á tíðum; núverandi íbúa, íbúa framtíðarinnar, landeigenda, fyrirtækja, ríkisins, öryggisaðila og náttúrunnar svo eitthvað sé nefnt. Nefndarmenn þurfa því stöðugt að vega og meta sjónarmið ólíkra hagsmunaaðila og taka ákvarðanir sem byggja á lögum, reglugerðum og stefnumótun sveitarfélagsins. Finna þarf jafnvægi ólíkra þarfa, en það getur verið erfitt, sérstaklega þegar undirbúningstími nefndarmanna og aðgengi að mikilvægum gögnum og upplýsingum er oft á tíðum takmarkað.
Vinnuaðstæður kjörinna fulltrúa
Sú undarlega óskrifaða regla hefur orðið til hjá sveitarfélögum á undanförnum árum að kjörnir fulltrúar, þar með nefndarfólk, hefur ekki lesaðgang að málakerfi sveitarfélaganna og er Rangárþing ytra þar engin undantekning. Málakerfi sveitarfélagsins er rafrænt skjalavörslu- og upplýsingakerfi sem heldur utan um öll mál og gögn sem sveitarfélagið vinnur með. Það er lykilverkfæri fyrir stjórnsýslu sveitarfélaga til að tryggja gagnsæi, rekjanleika og skilvirkni í málsmeðferð.
Þessi staðreynd, að kjörnir fulltrúar hafi ekki aðgang að kerfinu, gerir vinnu þeirra sem eru lýðræðislega kosnir til að stýra sveitarfélögunum, miklu erfiðari og tímafrekari en ellegar þyrfti að vera. Það hlýtur að vera eitt af verkefnum næsta árs að breyta þessu svo að kjörnir fulltrúar séu ekki alltaf háðir upplýsingum sem aðrir skammta þeim.
Ég hef ekki ennþá heyrt góða ástæðu fyrir því hvers vegna málakerfi ættu að vera lokuð fyrir þeim sem bera lokaábyrgð á þeim verkefnum sem verið er að vinna í hverju sinni. Ég ætla hins vegar að nefna nokkrar ástæður fyrir því hvers vegna kerfið ætti að vera opið kjörnum fulltrúum með lesaðgangi;
- Betri yfirsýn
Kjörnir fulltrúar fengju betri yfirsýn yfir þau mál sem eru í gangi í stjórnsýslunni í rauntíma. Þetta er einmitt kjarnatilgangur málakerfis. - Betra skipulag og öflug leitarvél
Málin eru öll á einum stað í málakerfinu. Fulltrúar myndu finna málin fljótt og vel í stað þess að leita að þeim í gömlum tölvupóstum, gömlum fundargerðum og sundurslitnum skjölum hingað og þangað. - Aukin skilvirkni
Fulltrúar gætu nálgast upplýsingar og gögn um tiltekin mál hvar og hvenær sem er. Í þessum sambandi er mikilvægt að átta sig á því að kjörnir fulltrúar eru oft á tíðum að vinna í málunum þegar starfsfólk sveitarfélaga er komið í frí eftir almennan vinnudag og þurfa fulltrúar því mjög oft að nálgast upplýsingar á kvöldin og um helgar. Með aðgang að málakerfi myndi skilvirkni í upplýsingagjöf til kjörinna fulltrúa stóraukast. - Betra viðbragð og betri þjónusta
Kjörnir fulltrúar gæti brugðist fyrr við óskum og kröfum íbúa og annarra skjólstæðinga ef þeir fá að vita af málum um leið og þau berast stjórnsýslunni. Með betri yfirsýn og upplýsingagjöf eru kjörnir fulltrúar betur í stakk búnir til að svara spurningum og íbúa þegar þær koma upp. - Betur upplýstar ákvarðanir
Ákvarðanatökur verða betur upplýstar þegar að þeim kemur. Fulltrúar fá að auki meiri tíma til að “melta upplýsingar” ef þeir fá þær fyrr og geta nálgast þær hvar og hvenær sem er. Fullt gagnsæi yrði til staðar í málum. - Upplýsingaöflun vegna eldri mála
Kjörnir fulltrúar gætu auðveldlega kynnt sér mál sem eiga sér lengri sögu aftur í tímann. Fulltrúar hefðu betri yfirsýn yfir það hvernig sambærileg mál voru afgreidd áður, og geta því betur tryggt að nýtt mál fái sambærilega afgreiðslu. - Minna áreiti fyrir starfsfólk – Minni streita
Embættismenn og starfsfólk sveitarfélaga gæti eytt minni tíma í að svara fyrirspurnum kjörinna fulltrúa um þau málefni sem eru í gangi hverju sinni. Starfsfólk fær þá meiri tíma til að sinna þeim daglegu verkefnum og fær hreinlega meiri vinnufrið. Kulnun í starfi virðist vera orðin algeng hjá opinberum starfsmönnum og því gæti þetta stuðlað að betra starfsumhverfi og minni streitu. - Sjálfbærir fulltrúar og betra samstarf
Kjörnir fulltrúar verða sjálfbærari með upplýsingaöflun og eru þá minna háðir embættismönnum sveitarfélagins. Samstarf og skilningur milli kjörinna fulltrúa og starfsmanna myndi aukast þar sem fulltrúar hefðu alltaf sömu upplýsingar og starfsmenn. - Færri milliliðir
Að fá upplýsingar beint úr málakerfinu, án milliliða, kemur í veg fyrir að upplýsingar skolist til eða misskiljist á milli manna. - Aukinn skilningur og skilvirkni
Fulltrúar hefðu betri skilning á þörfum og kröfum skjólstæðinga með betri yfirsýn yfir tegundir mála sem eru að berast til stjórnsýslunnar. Kjörnir fulltrúar hefðu betri tilfinningu og yfirsýn um skilvirkni innan deilda stjórnsýslunnar.
Það er kominn tími til að færa stjórnsýsluna inn í nútímann og tryggja að kjörnir fulltrúar hafi þau tæki og aðgang sem nauðsynleg eru til að sinna starfi sínu af fullum krafti.
“Freki kallinn”
Ein helsta áskorunin í skipulags- og umferðarnefnd er að tryggja jafnræði í afgreiðslu mála og að allar ákvarðanir séu gagnsæjar og vel rökstuddar. Það reynir einnig á að takast á við óleyfisframkvæmdir og brot á skipulagsreglum, sem geta skapað ágreining og tafir á framgangi verkefna. Reynir þá mjög á styrk stjórnsýslunnar og þeirra embætta sem starfa innan hennar. Taka verður hart á óleyfismálum, en á sama tíma að gæta meðalhófs eins og kostur er. Sumir framkvæmdaraðilar virðast hafa það þema að leiðarljósi í sínum verkum að “auðveldara sé að biðjast afsökunar en að biðja um leyfi”, slík sjónarmið er ekki hægt að umbera. “Freki kallinn” er víða og ekki gengur að láta hann ráða í öllum tilfellum, en freki kallinn getur hins vegar orðið mjög reiður þegar hann fær ekki að ráða, þá verða oft læti. Stjórnsýslan þarf að standa fast í fæturna þegar upp koma óleyfismál og sýna að hún leiðir með góðu fordæmi, því eftir höfðinu dansa limirnir.
Framtíðarsýn og jafnvægi
Annað risastórt verkefni nefndarinnar er að samræma framtíðarsýn sveitarfélagsins við hraðar breytingar í samfélaginu, svo sem vaxandi eftirspurn eftir íbúðalóðum, þróun ferðaþjónustu og aukna ásókn í landnotkun til nýtingar auðlinda. Á sama tíma þarf nefndin að tryggja að stjórnsýslan sé skilvirk og nútímaleg, með áherslu á góð samskipti við íbúa og hagsmunaaðila. Að halda jafnvægi milli þróunar og verndunar náttúru og menningarminja er einnig áskorun sem krefst vandlegrar nálgunar. Þrátt fyrir þessar áskoranir er það bæði krefjandi og gefandi að vinna að skipulagsmálum og leggja grunn að framtíð sveitarfélagsins.
Að lokum
Það hefur verið bæði gefandi og lærdómsríkt að leiða störf Skipulags- og umferðarnefndar undanfarin tvö og hálft ár. Verkefnin hafa verið fjölbreytt, áskoranir hafa verið krefjandi og lausnirnar hafa krafist samvinnu, undirbúnings, skipulags og framsýni. Við höfum lagt áherslu á að vinna af ábyrgð og fagmennsku og tryggja að ákvarðanir sem teknar eru í skipulags- og umferðarmálum stuðli að jákvæðri þróun samfélagsins okkar til framtíðar.
Við höfum öll það sameiginlega markmið að búa í sveitarfélagi sem er fjölskylduvænt, öflugt og tilbúið fyrir framtíðina. Með metnaðarfullum skipulagsáætlunum, vaxandi uppbyggingu og bættri innviðaþjónustu leggjum við grunn að enn sterkari byggð.
Ég vil nota þetta tækifæri til að þakka öllum nefndarmönnum, bæði fulltrúum Á-lista og D-lista, sveitarstjórn, starfsfólki sveitarfélagsins, sérstaklega Skipulags- og byggingarfulltrúa, og íbúum öllum fyrir gott samstarf og mikla vinnusemi á liðnum árum. Allir hafa lagt sitt af mörkum til að gera Rangárþing ytra að stað þar sem gott er að búa og starfa.
Með bjartsýni og von í hjarta hlakka ég til áframhaldandi verkefna á nýju ári. Við höldum áfram að vinna saman að því að móta framtíðina og bæta samfélagið okkar.
Gleðilegt nýtt ár!
Gunnar Aron Ólason,
formaður Skipulags- og umferðarnefndar Rangárþings ytra.
